Hranjenje listin in poslovnih knjig je določeno z različnimi zakonskimi podlagami, kot so zakon o davčnem postopku, zakon o računovodstvu in zakon o gospodarskih združbah.
Slovenski računovodski standardi (SRS) ne določajo podrobnih napotkov glede rokov hrambe, določajo le, da organizacija za rok hrambe upošteva ustrezne zakonske predpise, torej ga na tej podlagi določi v svojem splošnem aktu. Prav tako v splošnem aktu opredeli način hrambe knjigovodskih listin (v papirnati obliki ali v obliki elektronskih zapisov).
Po zakonu o davčnem postopku je potrebno dokumente, poslovne knjige in evidence v fizični oziroma elektronski obliki hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjatve davka, na katerega se nanašajo. Ta pravica zastara v petih letih od dneva, ko bi ga bilo treba plačati.
Pravica zavezanca do vračila davka, ki ga ni bil dolžan plačati prav tako zastara v petih letih in sicer od dneva, ko ga je plačal oziroma od pridobitve pravnega naslova, s katerim je bilo ugotovljeno, da ga ni bil dolžan plačati.
Glavno knjigo, bilance stanja, izkaze poslovnega izida in letna poročila je treba hraniti trajno.
Zavezanec mora sam zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih je izdal ter vseh računov, ki jih je prejel. Hraniti mora tudi račune, ki se nanašajo na dobavo blaga ali storitev in sicer deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo računi. Račune, ki se nanašajo na nepremičnine mora hraniti najmanj dvajset let po poteku leta, na katerega se nanašajo.
Če se davčni zavezanec, ki ima sedež na ozemlju Slovenije odloči, da bo račune hranil izven Slovenije mora o tem predhodno obvestiti davčni organ.
Ker je račune za namene DDV treba hraniti deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo, za namene obračuna davka od dohodkov pravnih oseb pa deset let od dneva, ko bi davčno obveznost bilo treba plačati, je treba torej iste račune hraniti deset let in štiri mesece po poteku leta, na katero se nanašajo, da sta izpolnjena oba namena hrambe dokumentacije.
Če zavezanec plačuje davek po plačani realizaciji, mora hraniti tudi dokazila o opravljenih plačilih, in sicer najmanj deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo.
Zakon o računovodstvu za nekatere knjigovodske listine in ostalo poslovno dokumentacijo predpisuje naslednji minimum hranjenja:
| Knjigovodske listine in ostala poslovna dokumentacija | Roki hrambe |
| – prodajni in kontrolni bloki – pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine | 2 leti |
| – knjigovodske listine plačilnega prometa | 3 leta |
| – knjigovodske listine na podlagi katerih se knjiži – z zakonom določene listine – pomožne knjige | 5 let |
| – poslovne knjige – glavna knjiga, dnevnik – davčni obračuni – kupoprodajne pogodbe za nepremičnino, ki ni predmet DDV–ja | 10 let |
| – končni obračun plač zaposlenih – izplačilne liste za obdobje, za katera ni končnih obračunov plač – letna poročila oz. letni računovodski izkazi | trajno |
