Račun je temeljna listina, ki predstavlja obračun opravljene dobave blaga ali storitev in zahtevek za plačilo, ki ga dobavitelj izda kupcu. Služi za izkazovanje obračunanega DDV, kadar je davčni zavezanec plačnik za DDV za izvedeno transakcijo in za izkazovanje pravice do odbitka DDV.
V povezavi z izdanim/prejetim računom moramo vedeti, da mora račun vsebovati vse predpisane elemente (ne glede na to, ali smo izdajatelj ali prejemnik) in kateri so obvezni elementi računa oziroma kaj je obvezna vsebina računa. Pomanjkljiv oziroma vsebinsko nekorekten račun se sankcionira z odvzemom pravice do odbitka DDV pri prejemniku računa ter globa ali z visoko globo pri izdajatelju računa. Za davčne prekrške se samostojne podjetnike in pravne osebe kaznuje z globo 1.200,00 do 41.000,00 EUR.
Slovenski davčni zavezanec je vedno dolžan izstaviti račun v skladu z zakonskimi določili, razen kadar bi moral za izvedeno transakcijo izpolniti davčno obveznost v drugi državi članici EU. Davčni zavezanec, ki nima sedeža ali stalne poslovne enote na ozemlju Slovenije, mora izstaviti račun skladno z zakonskimi določili vedno, kadar bi moral za izvedeno transakcijo izpolniti davčno obveznost v Sloveniji. Kadar pa slovenski davčni zavezanec opravi transakcijo na ozemlju tretje države (npr. ZDA, Švica, Srbija itd.) mora glede vsebine računov upoštevati tudi nacionalni predpis države, kjer se šteje, da je bila transakcija opravljena.
Kdo izda račun in v katerih primerih ga ni potrebno izdati? Račun izda davčni zavezanec, ki je opravil transakcijo, kupec blaga ali naročnik storitev ali tretja oseba v imenu in za račun dobavitelja. Obveznost za izdajanje računa se primarno nanaša na dobavitelja, ki opravi promet blaga in storitev. Računa ni potrebno izdati, ko gre za primere kot so dejavnost malih kmetov, ki opravljajo dobavo kmetijskih in gozdarskih pridelkov in storitev neposredno končnemu porabniku, prodajo kart in žetonov v potniškem prometu, prodajo znamk, obrazcev v poštnem prometu, prodajo iz avtomatov ipd.
Kakšna je obvezna vsebina računa? Obvezni elementi, ki jih mora vsebovati račun so:
- datum izdaje računa
- zaporedna številka, ki omogoča identifikacijo računa
- identifikacijska številka za DDV, pod katero je davčni zavezanec dobavil blago ali storitev
- identifikacijska številka za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev, za katero je dolžan plačati DDV
- ime in naslov davčnega zavezanca in njegovega kupca ali naročnika
- količina in vrsta dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsta opravljenih storitev
- datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana (če storitve potekajo daljše časovno obdobje se navede celotno obdobje)
- davčna osnova, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma na katero se nanaša oprostitev, cena na enoto brez DDV ter kakršnakoli znižanja cen in popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto
- stopnja DDV
- znesek DDV (mora biti izkazan v evrih in centih)
- v primeru oprostitve DDV veljavno zakonsko podlago – DDV klavzulo
- registrski organ, pri katerem je družba vpisana
- matična številka družbe
- družbe z omejeno odgovornostjo in delniške družbe morajo navesti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov, če ti obstajajo
Mali davčni zavezanec (davčni zavezanec, ki ni registriran za namene davka na dodano vrednost), ki izda račun končnemu potrošniku, mora na račun navesti najmanj naslednje podatke:
- datum izdaje;
- zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa;
- svojo firmo oziroma ime in sedež oziroma stalno prebivališče;
- prodajno ceno blaga oziroma storitve;
- skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve.
Če mali davčni zavezanec izda račun drugemu davčnemu zavezancu, mora na račun navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljene storitve, ter davčno številko izdajatelja.
Izdajatelj računa lahko na računu navaja tudi druge podatke, ki niso obvezno predpisani za namene DDV (na primer: transakcijski račun, kontaktni podatki.
Davčnim zavezancem je prepuščena izbira, ali račun izdajo v papirnati ali elektronski obliki, pomembno je le, da so izpolnjeni vsi pogoji glede vsebine računov, prejemnik računa pa se mora strinjati z uporabo elektronskega računa.
Rok za izdajo računa? Zakon določa rok za izdajo računa le v dveh primerih:
- za oproščene dobave blaga, opravljene v EU davčnim zavezancem pod pogoji iz 46. člena ZDDV-1
- za opravljene storitve, katerih kraj obdavčitve se določa po splošnem pravilu in pri katerih je DDV dolžan plačati prejemnik storitev iz EU
V obeh primerih mora dobavitelj izdati račun najkasneje do 15. dne v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem je bila opravljena transakcija.
Davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računa 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša, hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine pa 20 let po poteku leta.
